日本の書類にアポスティーユを取得する

公文書と私文書の違い

この区別で手続きの流れが決まります。公文書とは、日本の公的機関が発行した文書です。市区町村役場の戸籍謄本、法務局の登記事項証明書、国立大学の学位記、警察の運転記録証明書などが該当し、そのまま外務省でアポスティーユを取得できます。

私文書とは、個人や企業が作成した文書です。宣言書、委任状、契約書、翻訳文、私立学校や勤務先の証明書などが該当し、そのままではアポスティーユを取得できません。まず公証役場で認証を受け、窓口によってはその後に法務局が公証人の押印を証明したうえで、外務省の手続きに進みます。近年は、この3段階を1回の来所で完了できるワンストップサービスを扱う公証役場もあります。

アポスティーユか、領事認証か

提出先国がハーグ条約の締約国であれば、外務省のアポスティーユ1回で足り、大使館での手続きは不要です。

締約国でない場合は、外務省の公印確認を受けたうえで、在日大使館・領事館での領事認証が必要になります。大使館ごとに運用が異なり、指定翻訳者による翻訳を求める場合、数週間先まで予約が取れない場合、ページ単位で手数料がかかる場合があります。締約国の一覧は年によって変わるため、案件ごとに確認しています。

翻訳はどの段階で必要か

アポスティーユは、その書類に押された署名・印章の真正性を証明するものです。添付された翻訳の内容を証明するものではなく、翻訳単体に対して外務省がアポスティーユを付与することもありません。

したがって実務上は2つの方法があります。原本にアポスティーユを取得し、認証翻訳を添付する方法（多くの提出先がこれを求めます）。もう一つは、翻訳文自体を私文書として公証したうえで、その公証済み翻訳にアポスティーユを取得する方法で、これを指定する提出先もあります。この順序を誤ることが海外で書類が受理されない最大の原因であるため、着手前に提出先へ確認します。

所要日数

外務省の窓口では、来庁申請の場合は翌開庁日の交付が一般的で、郵送申請は概ね1週間程度に郵送日数が加わります。公証は予約のうえ即日対応です。最も読みにくいのが領事認証で、国により2日から数週間まで幅があります。

アポスティーユ自体の手数料は低額です。費用の大半は公証人手数料、大使館手数料、送料、および窓口対応の工数です。

海外で発行された書類の場合

アポスティーユは、その文書が作成された国でのみ発給されます。フィリピンの出生証明書を日本でアポスティーユすることはできず、フィリピンで取得する必要があります。海外発行の書類について日本の官公庁から認証を求められている場合は、発行国でのアポスティーユ取得か、目的によっては日本での公証という方法があります。書類名と提出先をお知らせいただければ、適切な方法をご案内します。